آیین‌نامهٔ تنخواه‌گردان و گردش تأیید؛ نظم مالی در هزینه‌های جاری

۱مقدمه

تنخواه‌گردان وجهی است که برای پرداخت هزینه‌های جاری و خرد در اختیار یک واحد یا فرد قرار می‌گیرد و پس از ارائهٔ اسناد، تسویه و دوباره تأمین می‌شود. نبود قاعدهٔ روشن، تسویه را به فرایندی طولانی و پراختلاف تبدیل می‌کند.

۲بررسی موضوع

آیین‌نامهٔ مؤثر تنخواه باید سقف تنخواه هر واحد، سقف هر هزینه، دسته‌های مجاز و غیرمجاز، مدارک لازم برای هر نوع هزینه و مهلت تسویه را مشخص کند.

گردش تأیید (Approval Workflow) سیستمی تضمین می‌کند هر هزینه بر اساس مبلغ و نوع، به تأیید فرد مسئول برسد؛ برای نمونه، هزینه‌های کوچک با تأیید سرپرست و هزینه‌های بزرگ‌تر با تأیید مدیر مالی. ثبت زمان و نام تأییدکننده، ردپای حسابرسی کاملی ایجاد می‌کند.

۳جمع‌بندی

دیجیتال کردن این فرایند، زمان تسویه را کوتاه می‌کند، گزارش لحظه‌ای مانده و هزینه‌ها را در اختیار مدیر می‌گذارد و رعایت آیین‌نامه را به‌جای اتکا به حافظهٔ افراد، به سامانه می‌سپارد.