همفکران فناوری شریف
۱مقدمه
در بسیاری از سازمان‌ها گزارش ماهانه یعنی چند فایل اکسل از واحدهای مختلف که دستی ادغام می‌شوند؛ تا گزارش آماده شود، داده‌ها کهنه شده‌اند.
۲بررسی موضوع
داشبورد مدیریتی داده‌ها را از منابع اصلی (حسابداری، فروش، تنخواه، منابع انسانی) به‌صورت خودکار جمع می‌کند و چند شاخص کلیدی را در یک نگاه نشان می‌دهد. نکتهٔ مهم، انتخاب درست شاخص‌هاست: ده عدد معنادار بهتر از صد نمودار بی‌هدف است.
برای شروع، یک پرسش مدیریتی مشخص انتخاب کنید — مثلاً «هزینه‌های جاری هر واحد نسبت به بودجه» — و داشبورد را حول همان بسازید. وقتی ارزش آن دیده شد، به‌تدریج شاخص‌های دیگر را اضافه کنید.
انتخاب شاخص‌ها مهم‌ترین تصمیم در طراحی داشبورد است. شاخص خوب سه ویژگی دارد: با یکی از اهداف راهبردی سازمان پیوند مستقیم دارد، تعریف آن برای همه یکسان و روشن است، و مدیر می‌تواند بر اساس تغییر آن اقدام مشخصی انجام دهد. شاخصی که دیدن آن به هیچ تصمیمی منجر نمی‌شود، تنها فضای داشبورد را اشغال می‌کند.
طراحی بصری نیز اهمیت زیادی دارد. اصول تجسم داده توصیه می‌کند مهم‌ترین اعداد در گوشهٔ بالا و در اندازهٔ بزرگ قرار گیرند، رنگ‌ها تنها برای انتقال معنا، مانند سبز برای وضعیت مطلوب و قرمز برای هشدار، به کار روند، و نمودارهای پیچیده و تزئینی کنار گذاشته شوند. مقایسه با دورهٔ قبل یا با هدف، به هر عدد معنا می‌بخشد.
از منظر فنی، داشبورد پایدار نیازمند لایهٔ دادهٔ قابل اتکاست: انبار داده یا پایگاه دادهٔ تحلیلی که داده‌ها را از سامانه‌های عملیاتی به‌صورت منظم و خودکار دریافت، پاک‌سازی و یکپارچه می‌کند. اتصال مستقیم داشبورد به پایگاه دادهٔ عملیاتی، هم کارایی سامانهٔ اصلی را کاهش می‌دهد و هم به دلیل نبود پاک‌سازی، اعداد نادرست نمایش می‌دهد.
دسترسی‌ها نیز باید با دقت تعریف شوند. مدیرعامل به نمای کلی سازمان نیاز دارد، مدیر هر واحد به جزئیات واحد خود، و کارشناس به داده‌های عملیاتی حوزهٔ کاری‌اش. تعریف سطوح دسترسی بر پایهٔ نقش، هم محرمانگی داده‌های حساس را حفظ می‌کند و هم هر کاربر را با اطلاعاتی روبه‌رو می‌کند که واقعاً به آن نیاز دارد.
۳جمع‌بندی
موفقیت داشبورد در نهایت با میزان استفادهٔ واقعی سنجیده می‌شود. برگزاری جلسات مدیریتی منظم حول داشبورد، به‌جای گزارش‌های کاغذی، و بازنگری دوره‌ای شاخص‌ها بر اساس بازخورد کاربران، آن را از یک پروژهٔ فنی به ابزار روزمرهٔ تصمیم‌گیری تبدیل می‌کند.
منابع
